تمّ بمقتضى القانون الصادر في 2 أوت 1988 التعريف بالأرشيف ومجالاته وإحداث المجلس الوطنيّ للأرشيف كهيئة مكلّفة بضبط وتحديد السياسة الوطنيّة في مجال الأرشيف وتقييم الإنجازات التي تحقّقت في هذا الميدان ومؤسّسة الأرشيف الوطنيّ كهيكل مكلّف بصيانة تراث الأرشيف الوطنيّ والسهر على حفظ وتنظيم واستعمال أرصدة الأرشيف التابعة للمرافق العموميّة.

 

وأوجب القانون آنف الذّكر على الدولة والجماعات المحليّة والمؤسّسات العموميّة بكافّة أصنافها وكذلك على الهيئات الخاصّة المكلّفة بتسيير مرفق عموميّ وعلى المأمورين العموميّين إعداد وتطبيق برنامج للتصرّف في الوثائق والأرشيف. وقد تمّ في سنة 1993 إقرار خطّتين لتنظيم الأرشيف اشتملتا على إجراءات استعجاليّة لتطهير وضع الوثائق الإداريّة والأرشيف وعلى برنامج حديث للتصرّف في الوثائق.

 

وقد شملت أعمال الرّقابة التي امتدّت إلى موفّى جوان 2008 تقييما لمدى تنفيذ الخطّتين المذكورتين ولمختلف أوجه التصرّف في الوثائق والأرشيف من خلال النظر في أداء مؤسّسة الأرشيف الوطنيّ وعدد من الهياكل العموميّة.

 

1-  متطلبات نظام التصرّف في الوثائق الإدارية والأرشيف

 

شهد إنجاز الخطّة الاستعجاليّة المذكورة آنفا بعض الصعوبات مردّها أساسا نقص الموارد البشرية المتخصّصة في مجال الأرشيف. ولمعالجة هذه الوضعيّة تمّ تصوّر برنامج يهدف خاصّة إلى إحداث هياكل تعنى بالأرشيف وإلى توفير الموارد البشريّة والماديّة اللازمة وإلى تهيئة محلاّت وظيفيّة.

 

 ولوحظ أنّ الوزارات في حاجة إلى تدعيم هياكل الأرشيف الموجودة لديها وأنّ بعض المصالح الجهويّة والمنشآت والمؤسسات العموميّة تفتقر إلى هياكل تعنى بالأرشيف.  واتّضح أنّ الموارد البشريّة والمادية تبقى دون الحاجة خاصّة على مستوى المصالح الجهويّة والمؤسّسات العموميّة الإداريّة وغير الإداريّة التي تفتقر إلى العدد الكافي من المختصّين في الأرشيف.  

 

وتبيّن أنّه لا يتمّ دائما توفير فضاءات عمل منفصلة عن محلات حفظ الأرشيف وأنّ الأماكن المخصّصة لحفظ الأرشيف الوسيط لا ترتقي دائما إلى المستوى المرجوّ من حيث الوظيفيّة وقابليّة الاستغلال.

 

 

 

 

2-  تنفيذ برنامج التصرّف في الوثائق

 

لم يتمّ التقيّد دائما بالآجال المحدّدة لإعداد جداول مدد الاستبقاء ونظم تصنيف الوثائق من قبل الأطراف المتدخّلة ولم تتقيّد هذه الأخيرة دائما بالإجراءات القانونيّة المنظّمة لعمليّات فرز الوثائق وإتلافها وتحويلها إلى الفضاءات المخصّصة لذلك.

 

وشهدت عمليّة فرز الوثائق بالهياكل العمومية وإتلافها بعض التأخير رغم الجهود التي بذلت لحثّها على القيام بفرز الوثائق المجمّعة لديها وحفز الأعوان المعنيّين بهذه العمليّة. وقد انجرّ عن هذا الوضع تراكم الوثائق في العديد من المحلاّت.

 

أمّا في ما يتعلق بتحويل الأرشيف الوسيط والنهائي إلى الفضاءات المخصّصة للغرض فقد تبيّن أنّ عددا من المصالح لا تتقيّد بمبدإ دوريّة القيام بعمليّات التحويل سواء لعدم توفّر فضاءات مطابقة لمواصفات حفظ الوثائق أو لمحدوديّة طاقة استيعاب هذه الفضاءات.

 

3-  تجميع الأرشيف وحفظه وتثمينه

 

عهد إلى مؤسّسة الأرشيف الوطنيّ بتجميع الأرشيف النهائي وتوفير الظروف الملائمة لحفظه وتيسير الاطلاع عليه وتثمين واستغلال نتائجه. ويتكوّن الأرشيف المجمّع لدى هذه المؤسّسة إلى غاية جوان 2008 خاصّة من الأرشيف الورقيّ ويرجع حوالي 66 % منه إلى فترة ما قبل الاستقلال. ولم يشمل هذا الرصيد الوثائق السمعيّة أو البصريّة التي أنشأتها أو تحصّلت عليها هياكل تتوفّر لديها مثل هذه الوثائق.

 

ولحفظ الأرشيف وصيانته يتوفّر لدى مؤسّسة الأرشيف الوطنيّ 48 مخزنا يفتقر عدد منها إلى أدوات قيس درجات الحرارة والرطوبة ولا تتطابق ظروف الحفظ فيها دائما والمعايير الدوليّة.

 

أمّا في ما يخصّ تثمين مخزون الأرشيف فإنه مازال متواضعا رغم المبادرات للانفتاح على المحيط الجامعيّ وإبرام عدد من اتّفاقيات التعاون مع بعض الأطراف الأجنبيّة لهذا الغرض.

 

ويظلّ تنفيذ مكوّنات البرنامج الوطنيّ للتصرّف في الوثائق والأرشيف مرتبطا بمدى تخصيص الموارد البشريّة والمادّية اللازمة لهياكل الأرشيف وبمدى تجاوب منتجي الوثائق بالهياكل العموميّة لتنفيذ هذا البرنامج ومدى توفير فضاءات ملائمة لحفظ الوثائق. كما يتطلّب استكمال المبنى المركزي للأرشيف الوسيط وتجهيزه وتطهير الرصيد المتوفّر لدى عدد من الهياكل العموميّة مع الحرص على إرساء نظم تصرّف مطابقة للمواصفات قصد المحافظة على هذا الجزء من التراث الوطني وتأمين استمرارية المرافق العموميّة وضمان مصالح المواطنين.